የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች ድርጅታዊ እውቀትን እና መረጃን በብቃት ለማስተዳደር ወሳኝ ሚና ይጫወታሉ። ይህ ጽሑፍ የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶችን ክፍሎች እና አወቃቀሮችን እና ለሁለቱም የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች እና የአስተዳደር መረጃ ስርዓቶች እንዴት አስፈላጊ እንደሆኑ ይዳስሳል።
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች አካላት
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች በአንድ ድርጅት ውስጥ እውቀትን ለመፍጠር፣ ለማከማቸት፣ ለማውጣት እና ለመጋራት አብረው የሚሰሩ በርካታ ቁልፍ አካላትን ያቀፈ ነው። እነዚህ ክፍሎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- የእውቀት ማከማቻዎች፡- እነዚህ እንደ ሰነዶች፣ ሪፖርቶች እና ምርጥ ተሞክሮዎች ያሉ ግልጽ እውቀትን የሚያከማቹ የውሂብ ጎታዎች ወይም ማከማቻዎች ናቸው። የእውቀት ማከማቻዎች ተጠቃሚዎች መረጃን በብቃት እንዲያገኙ እና እንዲያወጡ ያስችላቸዋል።
- የእውቀት ቀረጻ መሳሪያዎች፡- እነዚህ መሳሪያዎች የግለሰቦችን እውቀት እና እውቀትን የሚያጠቃልል እውቀትን ለመያዝ ያገለግላሉ። ለሰነዶች፣ ለትብብር እና ለሙያ ቦታ የሚሆኑ መሳሪያዎችን ሊያካትቱ ይችላሉ።
- የእውቀት አደረጃጀት እና ሰርስሮ ማውጣት፡- ይህ አካል እንደ ታክሶኖሚዎች፣ ሜታዳታ እና የፍለጋ ተግባራት ያሉ ዕውቀትን በቀላሉ ለማውጣት ስልቶችን እና ዘዴዎችን ያካትታል።
- የእውቀት መጋራት እና ትብብር፡- ይህ አካል በሰራተኞች መካከል የእውቀት መጋራት እና ትብብርን ያመቻቻል። የመገናኛ መሳሪያዎችን፣ የውይይት መድረኮችን እና የማህበራዊ ትስስር ባህሪያትን ያካትታል።
- የእውቀት ሽግግር እና ስርጭት፡- ይህ አካል የስልጠና ፕሮግራሞችን፣ መካሪዎችን እና የእውቀት ስርጭት ፖሊሲዎችን ጨምሮ በድርጅቱ ውስጥ የእውቀት ሽግግር እና ስርጭትን ይደግፋል።
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች መዋቅር
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች አወቃቀር እነዚህን ክፍሎች የድርጅቱን የእውቀት አስተዳደር ዓላማዎች ወደ ሚደግፍ የተቀናጀ ማዕቀፍ ለማዋሃድ የተነደፈ ነው። አወቃቀሩ በተለምዶ የሚከተሉትን ያጠቃልላል
- የኢንፎርሜሽን አርክቴክቸር፡- ይህ በስርአቱ ውስጥ የእውቀት አደረጃጀት እና ምደባን ይገልፃል ይህም መረጃ አመክንዮአዊ እና ተደራሽ በሆነ መልኩ መዋቀሩን ያረጋግጣል።
- የስራ ሂደት እና ሂደት ውህደት ፡ የእውቀት አስተዳደር ስርአቶች ብዙ ጊዜ ከድርጅታዊ የስራ ፍሰቶች እና ሂደቶች ጋር የተዋሃዱ ሲሆን ይህም እውቀት መያዙን እና እንደ የእለት ተእለት ተግባራት ማካፈል ነው።
- የደህንነት እና የመዳረሻ ቁጥጥር ፡ መዋቅሩ ደህንነትን ለማረጋገጥ እና ቁጥጥር የሚደረግበት ጥንቃቄ የተሞላበት ወይም የባለቤትነት ዕውቀት መዳረሻን ካልተፈቀደለት መዳረሻ ለመጠበቅ እርምጃዎችን ያካትታል።
- ሜታዳታ እና መለያ መስጠት ፡ ሜታዳታ እና መለያ ማድረጊያ ስርዓቶች ለዕውቀት ዕቃዎች ተጨማሪ አውድ እና ምድብ ለማቅረብ ጥቅም ላይ ይውላሉ፣ ይህም ለማግኘት እና ለማውጣት ቀላል ያደርጋቸዋል።
- ትንታኔ እና ሪፖርት ማድረግ ፡ መዋቅሩ የእውቀት አጠቃቀምን እና አፈጻጸምን የመተንተን አቅሞችን ያካትታል፣ ዕውቀት በድርጅቱ ውስጥ እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውል ግንዛቤዎችን ይሰጣል።
ከእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች እና ከአስተዳደር መረጃ ስርዓቶች ጋር ግንኙነት
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች ከሁለቱም የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች (KMS) እና የአስተዳደር መረጃ ስርዓቶች (ኤምአይኤስ) ጋር በቅርበት የተሳሰሩ ናቸው። KMS የእውቀት ሀብቶችን ለማስተዳደር ሂደቶች እና ስልቶች ላይ ያተኩራል, MIS ደግሞ የአስተዳደር ውሳኔ አሰጣጥን ለመደገፍ ጥቅም ላይ በሚውሉ ቴክኖሎጂዎች እና ስርዓቶች ላይ ያተኩራል.
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶች በአንድ ድርጅት ውስጥ የእውቀት አስተዳደርን የሚያመቻቹ ቴክኖሎጂን፣ ሂደቶችን እና አወቃቀሮችን ያጠቃልላል። እውቀትን በብቃት ለመያዝ፣ ለማከማቸት፣ ለማውጣት እና ለመጋራት አስፈላጊ የሆኑትን መሠረተ ልማት እና መሳሪያዎች ይሰጣሉ።
በተመሳሳይ ጊዜ የእውቀት ማኔጅመንት ስርዓቶች ከአስተዳደራዊ መረጃ ስርዓቶች ጋር የተቆራኙ ናቸው, ምክንያቱም ብዙውን ጊዜ ተግባራቸውን ለመደገፍ በ MIS ቴክኖሎጂ ላይ ስለሚተማመኑ. MIS የእውቀት አስተዳደር ስርአቶች በብቃት እንዲሰሩ አስፈላጊ የሆኑትን የመረጃ አያያዝ፣ ሪፖርት የማድረግ እና የትንታኔ ችሎታዎችን ያቀርባል።
በማጠቃለል
የእውቀት አስተዳደር ስርዓቶችን አካላት እና አወቃቀሮችን መረዳት የእውቀት አስተዳደር አቅማቸውን ለማሳደግ ለሚፈልጉ ድርጅቶች አስፈላጊ ነው። እነዚህን ስርዓቶች እና ከአስተዳደር መረጃ ስርዓቶች ጋር ያላቸውን ውህደት በመጠቀም ድርጅቶች ፈጠራን እና ተወዳዳሪነትን ለማበረታታት እውቀትን በብቃት መያዝ፣ ማጋራት እና መጠቀም ይችላሉ።